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会计档案需要保管多久?如何销毁?有什么风险?

会计档案需要保管多久?如何销毁?有什么风险?

  • 分类:财税热点
  • 作者:
  • 来源:张海涛财税政策解析
  • 发布时间:2022-05-30 15:16
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【概要描述】

会计档案需要保管多久?如何销毁?有什么风险?

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随着公司的业务发展变化,办公地址往往也会频繁变更,3年一小变,5年一大变几乎是很多企业的常态。每次搬家,各类档案资料也必须一同转运。公司经营时间越长,档案资料越多,每次转运及日常保管都给企业带来很大的困扰。这其中,会计档案又显得尤为突出。

 

总有读者咨询,会计档案需要保管多久?如果销毁的话,需要履行哪些审批手续?

 

一、各类会计档案保管期限

 

按照2015年财政部和国家档案局颁布的《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号,以下简称“79号令”)的规定,企业的会计档案保管年限按下表所列示的期限进行保管。

企业和其他组织会计档案保管期限表 

 

 

对于上表中所列示的会计档案保管,除了保管期限外,实务中需要关注以下几个问题:

 

1、保管期限如何计算。上述表中所列示的会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。如2021年的会计档案,从2022年1月1日开始计算保管年限。

 

2、企业如何确定保管期限。上述会计档案保管期限为最低保管期限,企业可以在此基础上增加年限。

 

3、企业自定义的会计档案如何确定保管期限。企业会计档案的具体名称如有同上表所列档案名称不相符的,应当(就是必须)比照类似档案的保管期限确定具体年限。

 

4、企业合并,会计档案如何保管。企业发生合并,合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。

 

5、企业分立,会计档案如何保管。企业发生分立,分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

 

分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

 

6、企业注销,会计档案如何保管。79号令规定,单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的,在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档案,按照国家档案管理的有关规定处置。

 

这个有关规定是如何规定的呢?

 

按照《中华人民共和国档案法》的规定,企业发生撤销、合并等情形时,应当按照规定向有关单位或者档案馆移交档案。

 

对于绝大部分民营企业而言,注销后向政府部门移交档案基本不切实际。那企业所有者能自行销毁吗?

 

保险起见,建议参考原《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)的规定,在会计档案尚未到达保管期限时,由财产所有者(股东)代管。待保管期限届满时,按下列销毁程序处理。

 

二、会计档案销毁程序

 

(一)档案鉴定

 

按照79号令的要求,会计档案保管到期后,公司应成立档案鉴定小组,对档案进行鉴定。

鉴定小组由档案管理部门(财务部或行政部)牵头,成员包括公司会计、审计、纪检监察等机构或人员(注:只需公司内部人员即可,不需外请中介机构协助)。

 

鉴定小组鉴定后,形成鉴定意见并由鉴定人员签字,确无保存价值的会计档案,可以销毁(注:不需向政府部门报备或审批)。

 

保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。

 

(二)会计档案销毁程序

 

1、编制销毁清册。档案管理部门编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

 

2、签署意见。单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

 

3、现场监销。单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销(如焚烧、粉碎或打成纸浆)。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名。

 

《会计档案销毁清册》没有统一的格式,有需要的企业可以参考下面的样表进行增减。

会计档案销毁清册(样表)

 

 

三、故意销毁账簿的法律责任

 

如果不到保管期限而销毁账簿,会有什么后果呢?通常来说,如果企业没有任何问题,不会有什么后果。但如果出现了一些经济和税收问题,有关部门检查的时候,发现账簿保管未到期而已经被销毁,可能会涉及以下法律责任。

 

2022年4月29日,最高人民检察院、公安部4月29日联合发布修订后的《关于公安机关管辖的刑事案件立案追诉标准的规定(二)》,修订后的《立案追诉标准(二)》对公安机关管辖的78种经济犯罪案件立案追诉标准予以进一步明确规定,该标准自2022年5月15日起实施。其中第八条是关于故意销毁账簿的条款。

 

第八条  〔隐匿、故意销毁会计凭证、会计帐簿、财务会计报告案(刑法第一百六十二条之一)〕隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告,涉嫌下列情形之一的,应予立案追诉:   

 

(一)隐匿、故意销毁的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告涉及金额在五十万元以上的;   

 

(二)依法应当向监察机关、司法机关、行政机关、有关主管部门等提供而隐匿、故意销毁或者拒不交出会计凭证、会计帐簿、财务会计报告的;

 

(三)其他情节严重的情形。

 

来源:张海涛财税政策解析;晶晶亮的税月补充,如有侵权,请联系删除。

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